2016年镇江市人社局档案管理暂行办法最新解读

　　2016年镇江市人社局档案管理暂行办法最新解读

　　一、办法起草背景

　　镇江市人力资源和社会保障局是重要的民生部门，人力资源和社会保障档案基本为民生档案。根据我局职能，所涉及档案种类多、业务性强、数量庞大，按照库房现有档案初步统计，共有包括业务和综合档案在内的25个种类近45万卷册档案，档案数量随着业务办理仍呈高速增长趋势。为实行我局各类档案集中统一管理，实现查询利用“一站式”服务，2014年1月我局成立档案中心建设领导小组，筹备成立“档案管理中心”事宜。2015年5月市编办下发《关于调整市人社局部分事业单位机构编制的批复》（镇编办复〔2015〕18号）文件，市人力资源社会保障档案管理中心成立，2015年7月，档案中心从筹备组正式接手工作。为全面规范局系统的档案管理工作，充分发挥档案资源的作用，提高档案利用效率， 6月份我局出台了《镇江市人力资源和社会保障局档案管理暂行办法》（以下简称《办法》）。

　　二、办法主要内容

　　《实施意见》共37条，包括总则、组织机构和职责、归档范围、归档要求、档案移交和保管、档案利用、档案保密制度、档案鉴定销毁制度、附则9个方面，其中进一步明确了归档范围，并细化到文书档案、财务档案、业务档案和人事档案四大类档案的具体归档范围。在归档要求上，按照档案工作协调会上明确的业务边界，提出：“各处室、单位对收集（接收）的材料进行鉴别认定，按档案类别和保管期限分类，归档的文件材料，应符合完整性、系统性、成套性的要求，不得残缺不全；各处室、单位应按照档案规范管理要求进行文件材料的整理，移交档案中心的档案应根据各类档案工作实际，符合档案信息录入、页码编写、目录录入打印、影像数字化、材料装订、装盒（装袋）等相关要求。”两点总体要求，而具体要求则在附件中予以详细明确。

　　三、办法主要特点

　　（一）对我局种类繁多的档案明确了定义

　　《办法》第二条：本办法所称档案，是指在局工作活动中形成的、获得的，记录本局主要职能活动，具有凭证、查考价值，能真实、全面地反映全局工作的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　（二）明确了我局档案工作的基本框架

　　1.《办法》第三条：档案工作应遵循统一领导、集中管理、合理利用的原则，维护档案的完整与安全。

　　2.《办法》第四条：档案工作由局档案工作管理领导小组统一领导。领导小组组长由分管局领导担任，成员由各处室、单位负责人和专职档案管理人员组成。

　　3.《办法》第五条：人力资源社会保障档案管理中心（以下简称档案中心）是全局档案工作的管理机构，负责全局各类档案的集中归档、保管、利用工作；负责局集中档案的管理维护；根据业务需求，负责部分档案影像数字化组织工作；负责对相关业务部门档案整理归档进行指导。

　　4.《办法》第六条：各处室、单位是本部门档案收集、整理的第一责任方，承担本部门的档案收集（接收）、整理、输入系统、影像数字化、装订及装盒（袋）等工作，确保档案收集（接收）完整、整理规范、输入及时、装盒有序。

　　5.《办法》第七条：各处室、单位主要负责人是档案收集、整理的第一责任人。同时，确定1-2名兼职档案员与档案中心共同形成工作网络，主要负责与档案中心进行日常联系并进行本部门的档案管理和移交工作。

　　（三）进一步明确了档案利用的相关规定

　　1.《办法》第二十二条：查阅档案一律在阅档室进行。

　　2.《办法》第二十三条：各处室、单位人员查档必须经所属处室、单位负责人和档案管理人员同意，凭《档案查阅通知单》（附件2）进行查档。

　　3.《办法》第二十四条：外来单位查阅档案必须持单位介绍信和查档人身份证登记后方可查阅。查阅业务档案的，应经业务部门审批，凭《档案查阅通知单》进行查档。

　　4.《办法》第二十五条：任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的人事档案。

　　5.《办法》第二十六条：查阅含有国家秘密以上的档案，需经局领导批准后方可查阅。

　　6.《办法》第二十七条：档案除特殊情况外一般不借出查阅，如必须借出查阅时，应由相关处室、单位领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。档案中心应根据借出周期规定及时催要。

　　7.《办法》第二十八条：查（借）阅档案人员要遵守档案管理制度，妥善保护和保管档案。不得折叠档案，不得在档案上勾、划、涂改、污损，不得做任何标记，未经档案管理人员同意，不得拍照或复制。如出现损坏或丢失档案的，按有关规定处理。

　　8.《办法》第二十九条：档案中心依据档案记载，为符合相关规定的单位和个人出具存档、经历、亲属关系等相关证明以及工作、学习、生活经历等方面的档案信息利用服务；为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务。

　　档案中心在《办法》出台前充分征求了各有关处室、单位的意见，并就修改意见一一进行了对接，最终达成共识。《办法》的出台为进一步明确工作边界、细化各类档案管理流程、规范档案利用服务、加强档案管理信息化建设等奠定了基础。